Política de Privacidad y Protección de Datos Plataforma Cumpletech
Objetivo
La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (en adelante, la «Política») tiene por objeto establecer los lineamientos, principios y medidas aplicables al tratamiento de datos personales realizado a través de la plataforma tecnológica CumpleTech (en adelante, la «Plataforma»), desarrollada por Giovanna Gardella Varela Asesorías EIRL y World Nexus SpA conocida por su nombre de fantasía Compliance Global Consulting. La Plataforma está orientada a apoyar procesos de cumplimiento normativo, integridad corporativa, prevención de delitos, gestión de riesgos, administración de canales de denuncia, capacitación, auditoría, control documental y otros procesos relacionados con programas de cumplimiento corporativo.
Esta Política busca garantizar un tratamiento lícito, transparente y seguro de los datos personales, conforme a la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, sus modificaciones introducidas por la Ley N° 21.719 y demás normativa aplicable, así como a estándares de seguridad y buenas prácticas de gobernanza de datos.
Alcance
La presente Política resulta aplicable a todos los tratamientos de datos personales realizados mediante la Plataforma, incluyendo aquellos relacionados con clientes corporativos, usuarios autorizados, trabajadores, directores, proveedores, contrapartes, denunciantes, investigadores, auditores, administradores y cualquier tercero vinculado a procesos de cumplimiento.
Asimismo, esta Política será aplicable a los trabajadores de CumpleTech, proveedores tecnológicos, terceros encargados del tratamiento y cualquier persona que participe directa o indirectamente en operaciones de tratamiento de datos personales vinculadas a la Plataforma.
Responsable y Encargado del Tratamiento
En la mayoría de los tratamientos realizados mediante la Plataforma, CumpleTech actúa como proveedor tecnológico y encargado del tratamiento de datos personales por cuenta de sus clientes corporativos. En estos casos, los clientes determinan las finalidades y medios del tratamiento, mientras que CumpleTech presta servicios tecnológicos de almacenamiento, procesamiento, soporte, trazabilidad, automatización y resguardo de información. En consecuencia, los clientes son responsables de la licitud del tratamiento, de la información incorporada a la Plataforma, de la definición de los plazos de conservación y del cumplimiento de las obligaciones legales que correspondan frente a los titulares de los datos.
Sin perjuicio de lo anterior, CumpleTech podrá actuar como responsable del tratamiento respecto de determinados tratamientos vinculados a sus propias actividades, tales como la gestión de datos de contacto comerciales, formularios web, solicitudes de demostración, soporte técnico, procesos de reclutamiento, actividades de marketing, navegación en sitios web, utilización de cookies y comunicaciones corporativas.
Definiciones
Dato personal: de conformidad a la ley, cualquier información vinculada o referida a una persona natural identificada o identificable. Se considerará identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante uno o más identificadores, tales como el nombre, el número de cédula de identidad, el análisis de elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.
Tratamiento de datos personales: cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, acceso, organización, análisis, comunicación, transferencia, bloqueo, eliminación o anonimización.
Encargado del tratamiento: la persona natural o jurídica que trate datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: quien determine las finalidades y medios del tratamiento.
Titular: la persona natural a quien correspondan los datos personales.
Anonimización: proceso irreversible mediante el cual los datos dejan de asociarse a una persona identificada o identificable.
Seudonimización: tratamiento que impide atribuir los datos a una persona determinada sin información adicional mantenida de forma separada y protegida.
Categorías de Datos Tratados
La Plataforma podrá tratar distintas categorías de datos personales necesarias para la prestación de los servicios ofrecidos. Entre ellos se incluyen datos identificatorios, tales como nombre, RUT, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa y firma; datos laborales y corporativos, incluyendo funciones, áreas de desempeño, historial de capacitaciones, registros de actividades, aprobaciones, accesos y perfiles de usuario; datos relacionados con procesos de compliance, tales como declaraciones de conflictos de interés, registros de reuniones, denuncias, investigaciones, evaluaciones, matrices de riesgo, controles, auditorías e interacciones con terceros; y datos técnicos asociados al uso de la Plataforma, tales como direcciones IP, registros de actividad, trazabilidad, fecha y hora de acceso, identificadores de dispositivos y metadatos operacionales.
Dependiendo de la finalidad definida por cada cliente, la Plataforma también podrá alojar datos potencialmente sensibles, incluyendo denuncias, antecedentes disciplinarios, investigaciones internas, antecedentes asociados a posibles delitos, información relativa a conflictos éticos y cualquier otra información incorporada por los usuarios autorizados.
Finalidades del Tratamiento
Los datos personales tratados a través de la Plataforma podrán ser utilizados para implementar y gestionar modelos de cumplimiento, administrar canales de denuncia, gestionar investigaciones internas, ejecutar controles preventivos, administrar capacitaciones, gestionar registros y evidencias, mantener la trazabilidad de los procesos, gestionar aprobaciones y flujos de trabajo, controlar accesos, prevenir fraudes y delitos, monitorear el cumplimiento normativo, realizar auditorías, asegurar la continuidad operacional, prestar soporte técnico, mejorar las funcionalidades de la Plataforma y cumplir obligaciones legales o regulatorias aplicables.
Principios Aplicables
CumpleTech desarrollará sus actividades de tratamiento de datos personales conforme a los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, calidad de la información, transparencia, seguridad, confidencialidad, responsabilidad, privacidad desde el diseño y privacidad por defecto. Estos principios orientarán la implementación, operación y mejora continua de la Plataforma y de los procesos asociados al tratamiento de datos personales.
Bases de Licitud
El tratamiento de datos personales podrá sustentarse en cualquiera de las bases de licitud reconocidas por la legislación aplicable, incluyendo el consentimiento del titular, la ejecución de una relación contractual o precontractual, el cumplimiento de obligaciones legales, el interés legítimo del responsable, así como el ejercicio y defensa de derechos.
Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, incluyendo los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, bloqueo y portabilidad. Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de estos derechos podrán efectuarse a través de los canales habilitados por el responsable del tratamiento correspondiente. Cuando CumpleTech actúe únicamente como encargado del tratamiento, podrá derivar dichas solicitudes al cliente que tenga la calidad de responsable.
Canal de Denuncias y Tratamiento Reforzado
La Plataforma podrá incorporar módulos destinados a la recepción y gestión de denuncias, así como a la realización de investigaciones internas. Debido a la naturaleza de la información tratada en estos procesos, se implementarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad. El acceso a dicha información se encontrará restringido a perfiles autorizados y debidamente habilitados, manteniéndose registros de trazabilidad de las actuaciones realizadas. Asimismo, podrán habilitarse mecanismos de denuncia anónima cuando corresponda. Los datos tratados en el marco de investigaciones internas podrán conservarse durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, regulatorias, de auditoría o defensa jurídica.
Tratamientos Automatizados e Inteligencia Artificial
La Plataforma podrá incorporar herramientas automatizadas, algoritmos y funcionalidades de inteligencia artificial destinadas a apoyar procesos documentales, categorización de información, análisis preliminares, verificación de contrapartes, automatización de flujos de trabajo y generación de alertas. Estas funcionalidades tendrán carácter auxiliar y no estarán destinadas a reemplazar decisiones humanas. Su utilización deberá realizarse bajo criterios de transparencia, proporcionalidad, supervisión adecuada y no discriminación. Salvo autorización expresa o habilitación legal aplicable, CumpleTech no utilizará información de sus clientes para el entrenamiento de modelos externos de inteligencia artificial.
Medidas de Seguridad
CumpleTech implementará medidas técnicas y organizativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales tratados mediante la Plataforma. Estas medidas incluirán controles de acceso, segregación de perfiles, autenticación, cifrado, monitoreo, registros de auditoría, respaldos, gestión de incidentes, trazabilidad, control de privilegios, protección perimetral, revisión periódica de accesos y políticas de seguridad de la información, entre otras medidas que resulten apropiadas considerando la naturaleza del tratamiento y los riesgos asociados.
Incidentes de Seguridad
En caso de producirse incidentes de seguridad que afecten datos personales, CumpleTech podrá activar los protocolos internos correspondientes, adoptar medidas de contención y mitigación, documentar el incidente, coordinar acciones con los clientes afectados y efectuar las notificaciones que correspondan conforme a la legislación aplicable y a los acuerdos contractuales vigentes.
Comunicación a Terceros y Subencargados
Para la prestación de sus servicios, CumpleTech podrá utilizar proveedores tecnológicos especializados que participen en actividades tales como infraestructura cloud, monitoreo, soporte, almacenamiento, seguridad, correo electrónico, automatización, inteligencia artificial y continuidad operacional. Todo tercero que participe en el tratamiento de datos personales deberá asumir obligaciones de confidencialidad, seguridad, protección de datos y limitación de uso de la información, en conformidad con los contratos y acuerdos que resulten aplicables.
Transferencias Internacionales
La Plataforma podrá utilizar infraestructura tecnológica o servicios ubicados fuera de Chile. En tales casos, CumpleTech adoptará medidas razonables destinadas a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información transferida, incluyendo la implementación de cláusulas contractuales, controles técnicos y demás mecanismos reconocidos por la legislación aplicable.
Conservación de Datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justifican su tratamiento, mientras exista una relación contractual vigente, durante los plazos exigidos por la legislación aplicable o mientras resulte necesario para fines de auditoría, defensa jurídica o cumplimiento regulatorio. Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o archivados conforme a las obligaciones legales correspondientes.
Cookies y Tecnologías Similares
Los sitios web asociados a la Plataforma podrán utilizar cookies, píxeles, registros de actividad y otras tecnologías similares con fines de autenticación, seguridad, análisis estadístico, gestión de preferencias, mejora del rendimiento y optimización de la experiencia de usuario.
Confidencialidad
Toda persona que tenga acceso a datos personales tratados mediante la Plataforma deberá mantener estricta confidencialidad respecto de dicha información, obligación que subsistirá incluso después de terminada la relación contractual, laboral o profesional que dio origen a dicho acceso.
Modificaciones
CumpleTech podrá modificar la presente Política cuando ello resulte necesario para adaptarse a cambios regulatorios, mejoras tecnológicas, incorporación de nuevos servicios, requerimientos legales o ajustes operacionales. La versión vigente estará disponible a través de los canales oficiales que determine la organización.
Contacto
Las consultas relacionadas con privacidad, protección de datos personales o ejercicio de derechos podrán dirigirse a los canales oficiales de contacto informados por CumpleTech al correo contacto@compliancegc.com.